Samen werken aan een veilige en integere organisatie

Waarom een vertrouwenspersoon?

Een veilige werkomgeving is niet vanzelfsprekend. In iedere organisatie kunnen situaties ontstaan waarin medewerkers te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen, grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties. Denk aan pesten, discriminatie, intimidatie, agressie, seksuele intimidatie, machtsmisbruik of situaties waarin de integriteit van medewerkers of de organisatie in het geding is.

Het is belangrijk dat medewerkers ergens terechtkunnen wanneer zij hiermee te maken krijgen. Een plek waar ze hun verhaal kunnen vertellen, waar naar hen geluisterd wordt en waar ze in vertrouwen kunnen bespreken welke mogelijkheden er zijn.

Een externe vertrouwenspersoon biedt die mogelijkheid. Als extern vertrouwenspersoon sta ik buiten de organisatie. Hierdoor kan ik een onafhankelijke positie innemen en ben ik toegankelijk voor alle medewerkers, ongeacht hun functie of positie. Medewerkers kunnen bij mij terecht zonder dat zij direct een formele procedure hoeven te starten.

Werkgevers hebben op grond van de Arbowet de verplichting om beleid te voeren dat gericht is op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Ook goed werkgeverschap vraagt om aandacht voor een veilige werkomgeving. Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke bijdrage leveren aan het invullen van dit beleid. Daarnaast kunnen organisaties te maken hebben met verplichtingen vanuit de Wet bescherming klokkenluiders.

Mijn doel is bij te dragen aan een werkomgeving waarin medewerkers zich veilig, gerespecteerd en gehoord voelen. Een omgeving waarin mensen zichzelf kunnen zijn, zich durven uitspreken en met vertrouwen hun werk kunnen doen.

Als vertrouwenspersoon bied ik opvang, begeleiding en advies aan medewerkers die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties. Samen verkennen we wat er aan de hand is en welke mogelijkheden er zijn om de situatie te verbeteren, het ongewenste gedrag te stoppen of een integriteitskwestie bespreekbaar te maken.

Daarbij staat één uitgangspunt centraal:

DE MEDEWERKER HOUDT ALTIJD ZELF DE REGIE!

Er wordt niets ondernomen zonder overleg met de medewerker. De mogelijkheden lopen uiteen van het bespreken van de situatie en het zoeken naar een informele oplossing tot het indienen van een formele klacht. Ik begeleid de medewerker bij de stappen die hij of zij wil zetten. De medewerker bepaalt zelf wat er gebeurt en wanneer.

Ook nadat een situatie is besproken of afgehandeld, kan er behoefte zijn aan nazorg. Daar besteed ik aandacht aan.

Waarom kiezen voor een externe vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon biedt medewerkers een onafhankelijk en laagdrempelig aanspreekpunt buiten de eigen organisatie.

Doordat ik geen onderdeel uitmaak van de organisatie, kan ik vanuit een onafhankelijke positie luisteren, adviseren en begeleiden. Medewerkers hoeven geen rekening te houden met onderlinge verhoudingen of hiërarchische posities wanneer zij hun verhaal willen vertellen.

Voor werkgevers betekent een externe vertrouwenspersoon een deskundige gesprekspartner die niet alleen medewerkers ondersteunt, maar ook bijdraagt aan het signaleren en voorkomen van ongewenste omgangsvormen en integriteitsproblemen.

Ik kijk niet alleen naar individuele meldingen, maar heb ook oog voor terugkerende signalen en ontwikkelingen binnen de organisatie. Deze informatie kan helpen om risico's te herkennen en preventieve maatregelen te nemen.

Zo werken we samen aan een organisatie waarin vertrouwen, respect en veiligheid vanzelfsprekende waarden zijn.

Vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid

Vertrouwen vormt de basis van mijn werk als vertrouwenspersoon. Alles wat een medewerker met mij bespreekt, behandel ik vertrouwelijk. Ik ga zorgvuldig om met informatie en deel geen gegevens met anderen zonder toestemming van de medewerker, behoudens eventuele wettelijke verplichtingen of andere vooraf besproken uitzonderingen.

De medewerker bepaalt zelf welke stappen hij of zij wil zetten. Er is ruimte om een situatie te bespreken zonder dat daar direct een vervolg aan hoeft te worden gegeven.

Juist die vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid vormen de basis voor een open gesprek en een vertrouwensrelatie.

Wat doet de vertrouwenspersoon?

De werkzaamheden van een vertrouwenspersoon bestaan uit drie hoofdtaken:

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers.

2. Voorlichten, informeren en bijdragen aan bewustwording binnen de organisatie.

3. Gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management.

De invulling van deze werkzaamheden wordt afgestemd op de organisatie, de behoeften van de medewerkers en de gemaakte afspraken.

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers

Medewerkers kunnen bij mij terecht wanneer zij te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen, grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties.

Ik bied een luisterend oor en een veilige plek om ervaringen en zorgen te bespreken. Daarbij is ruimte voor het verhaal van de medewerker, zonder oordeel en zonder dat er direct actie hoeft te worden ondernomen.

Mijn werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Opvang en begeleiding van medewerkers die te maken krijgen met pesten, discriminatie, intimidatie, agressie, seksuele intimidatie, machtsmisbruik, grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties.

• Samen met de medewerker onderzoeken wat er speelt en welke mogelijkheden er zijn om de situatie te verbeteren of op te lossen.

• Adviseren en ondersteunen bij het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag en het zetten van vervolgstappen.

• Begeleiden bij het zoeken naar een informele oplossing, bijvoorbeeld door een gesprek met de betrokken persoon of leidinggevende voor te bereiden.

• Ondersteunen bij het zetten van formele stappen, zoals het indienen van een klacht bij een klachtencommissie.

• Doorverwijzen naar andere deskundigen, professionele hulpverleners of juridisch adviseurs wanneer de situatie daarom vraagt of buiten mijn rol als vertrouwenspersoon valt.

• Bieden van nazorg aan medewerkers die een melding hebben gedaan of een klacht hebben ingediend.

De medewerker bepaalt zelf welke stappen worden gezet. Soms is het voldoende om het verhaal te kunnen delen en samen de situatie te verkennen. Soms zijn verdere stappen nodig. In alle gevallen blijft de medewerker zelf verantwoordelijk voor de keuzes die worden gemaakt.

Als vertrouwenspersoon onderzoek ik niet zelf de melding en neem ik geen beslissingen over de uitkomst van een eventuele klachtenprocedure. Mijn rol is het ondersteunen en begeleiden van de medewerker.

2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie

Een vertrouwenspersoon is er niet alleen wanneer er iets misgaat. Juist het voorkomen van ongewenste omgangsvormen en integriteitsschendingen is belangrijk.

Daarom vind ik het belangrijk om ook actief bij te dragen aan bewustwording en preventie binnen de organisatie.

Dit doe ik onder andere door:

• Medewerkers te informeren over de rol en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon en de situaties waarin zij contact kunnen opnemen.

• Mij actief bekend te maken binnen de organisatie, zodat medewerkers weten wie ik ben en waarvoor ze bij mij terechtkunnen.

• Voorlichting te geven over ongewenste omgangsvormen, grensoverschrijdend gedrag en integriteit.

• Bij te dragen aan bewustwording rondom gewenst gedrag, respectvolle omgang en sociale veiligheid.

• Deel te nemen aan bewustwordingssessies en bijeenkomsten voor medewerkers, management en bestuur.

• Overleg en afstemming te voeren met relevante samenwerkingspartners, zoals de arbodienst, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen.

Door aandacht te besteden aan preventie en bewustwording kan een organisatie problemen eerder herkennen en bespreekbaar maken. Een open cultuur waarin medewerkers zich durven uit te spreken, draagt bij aan een prettige en veilige werkomgeving.

3. Adviseren van bestuur en management

Een vertrouwenspersoon kan ook een belangrijke signalerende en adviserende rol vervullen richting bestuur en management.

Door de aard en frequentie van meldingen ontstaat inzicht in wat er binnen een organisatie speelt. Terugkerende signalen en ontwikkelingen kunnen aanleiding geven om beleid, cultuur of werkwijzen kritisch te bekijken.

Mijn werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het opstellen van een jaarlijks, geanonimiseerd verslag met daarin een overzicht van het aantal meldingen, de aard van de meldingen en de belangrijkste signalen en ontwikkelingen.

• Het bespreken en duiden van deze signalen tijdens een jaarlijks overleg met bestuur en/of management.

• Het betrekken van relevante informatie uit de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) en medewerkersonderzoeken bij het bespreken van sociale veiligheid.

• Het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management over sociale veiligheid, ongewenste omgangsvormen en integriteit.

• Het signaleren van terugkerende patronen en mogelijke risico's binnen de organisatie.

• Het aandragen van concrete verbeterpunten en meedenken over maatregelen die bijdragen aan een veilige en integere werkomgeving.

Hierbij staat de vertrouwelijkheid van medewerkers altijd voorop. Ik deel geen herleidbare informatie over individuele meldingen. Signalen en bevindingen worden uitsluitend op een manier besproken die de vertrouwelijkheid van medewerkers respecteert.

Mijn uitgangspunt is dat signalen niet alleen aandacht verdienen wanneer er iets misgaat. Ze kunnen juist een waardevolle aanleiding zijn om samen te werken aan verbetering en preventie.

Samen werken aan een veilige organisatie?

Een veilige en integere werkomgeving vraagt om aandacht, betrokkenheid en een open cultuur waarin medewerkers zich gehoord en gerespecteerd voelen.

Als extern vertrouwenspersoon help ik organisaties om hier actief aan bij te dragen. Met aandacht voor de individuele medewerker én oog voor wat er binnen de organisatie speelt.

Of het nu gaat om het ondersteunen van een medewerker, het bespreekbaar maken van ongewenste omgangsvormen of het adviseren over sociale veiligheid en integriteit: samen kijken we naar wat nodig is.

Benieuwd wat ik als externe vertrouwenspersoon voor jouw organisatie kan betekenen? Ik maak graag kennis om de mogelijkheden te bespreken.