Extern vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit

WAAROM EEN VERTROUWENSPERSOON?

In elke organisatie krijgen medewerkers te maken met ongewenste omgangsvormen en kwesties m.b.t. integriteit zowel van collega’s als van leidinggevenden. Werkgevers hebben op basis van art. 7:611 Burgerlijk Wetboek en art.3.2 Arbowet de wettelijke plicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Daarnaast zegt het huis van de Klokkenluiders dat een organisatie een meldregeling moet hebben en een meldpunt integriteit. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is voor een werkgever een mogelijkheid om invulling te geven aan alle wettelijke verplichtingen. Het oogmerk van het werk van de vertrouwenspersoon is bij te dragen aan een veilige en integere werkomgeving waarin werknemers optimaal kunnen functioneren en zich veilig voelen om het beste van zichzelf te geven voor de organisatie. De vertrouwenspersoon richt zich erop melders van ongewenst gedrag en integriteit te ondersteunen en te helpen bij het de-escaleren, het beëindigen van het als ongewenst ervaren gedrag en het stopzetten van de integriteitschending klein of groot. Opvang, begeleiding en het meedenken over de oplossing zijn daarbij het doel. De vertrouwenspersoon begeleidt de medewerker bij elke stap die de medewerker wil zetten in een organisatie, van niets doen tot een klachtenprocedure en alles wat daar tussen ligt. De melder blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de keuzes die er gemaakt worden voor het oplossen van de casus. De melder houdt dus de regie! Na het oplossen van de casus verleent de vertrouwenspersoon nog enige tijd nazorg.

WAT DOET DE VERTROUWENSPERSOON  

Er zijn drie hoofdtaken :

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker.

2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie.

3. Gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management

De taken en acties die onder deze hoofdtaken vallen, kunnen in elke organisatie op details aangepast worden. 

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker

• Opvang en eerste aanspreekpunt zijn voor medewerkers die ongewenste omgangsvormen en kwesties rondom integriteit ervaren. Luisteren naar en begeleiden van de melder op onderwerpen als discriminatie, intimidatie, agressie, pesten, seksuele intimidatie, integriteit en grensoverschrijdend gedrag bij conflicten met als doel bij te dragen aan beëindiging van het ongewenst gedrag, de kwestie rondom integriteit, deescalatie van het conflict en het verbinden van de betrokken partijen.
•  Doorverwijzen naar professionele hulpverleners en juridisch adviseurs, als de melding de rol van mij als vertrouwenspersoon overstijgt of andere zaken betreft dan ongewenste omgangsvormen en integriteit
• Begeleiden en ondersteunen van de melder bij elke oplossing vanuit de escalatieladder van niets doen tot de gang naar de klachtencommissie (formeel traject) en alles wat daar tussen ligt. Als vertrouwenspersoon kan ik ondersteunend en adviserend zijn en betrokken zijn bij de klachtenprocedure en bij alle stappen die gezet moeten worden om de casus omgangsvormen en/of integriteit tot een goed eind te brengen
• Nazorg bieden aan melder/klager en zorgen dat de melding en /of klacht goed is afgehandeld.

2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie

•  Uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en integriteit en de rol van mij als vertrouwenspersoon aan alle medewerkers. Als vertrouwenspersoon maakt ik me actief bekend binnen de organisatie.
•  Voorlichting geven over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag, integriteitsschendingen en het bevorderen van goed gedrag in het bedrijf/organisatie voor medewerkers, management én bestuur.
•  Overleg en afstemming met samenwerkingspartners als Arbodienst, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen.
•   Bijdragen aan bewustwordingssessies die vanuit het management worden ingezet om de medewerkers bewust te maken van de omgangsvormen en integriteit in de organisatie.

3. Adviseren van bestuur en management

• Uit het jaarverslag dat ik maak als vertrouwenspersoon zijn trends en signalen te halen over het soort meldingen, frequentie en thema’s die in de organisatie merkbaar zijn. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de leiding van de organisatie geef ik  betekenis aan de uitkomsten van het jaarverslag. Daarin betrekt ik ook de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en uitkomsten van medewerkersonderzoeken.
• Als vertrouwenspersoon ben ik alert op signalen over de sociale veiligheid en integriteit in de organisatie. Ik adviseer het management gevraagd en ongevraagd – en altijd in geanonimiseerde vorm - over sfeer, werkklimaat, (on)gewenste omgangsvormen en integriteit als meldingen daartoe aanleiding geven. Ik reik zo mogelijk concrete suggesties ter verbetering aan of denkt daarover mee.